تغيير المُسيِّر: المراحل، بالترتيب
تفكرون في تغيير المُسيِّر؟ إليكم المسار الواقعي للعملية، من المعاينة الأولى إلى الاستلام الفعلي للملف.
تغيير المُسيِّر ليس أمرا استثنائيا، والمسطرة أبسط مما يُعتقد. وما يعقّد الأمور عادة هو الترتيب الذي تُتخذ به الخطوات. وفيما يلي المسار الذي ننصح به.
1. تسجيل المعاينة، بالوقائع
قبل الحديث عن التغيير، دوّنوا كتابة ما لا يسير على ما يرام. لا انطباعات، بل وقائع قابلة للتحقق:
- متى انعقد آخر جمع عام؟
- هل صودق على حسابات السنة المالية الأخيرة، وبأي وثائق مثبتة؟
- كم عدد القرارات المصوت عليها التي لم تُنفَّذ؟
- ما مبلغ المتأخرات، وما التذكيرات التي وُجهت؟
ستفيدكم هذه الوثيقة مرتين: لإقناع باقي الملاك، ولتمكين المُسيِّر المقبل من تقدير تكلفة الاستلام بدقة.
2. استشارة مجلس الاتحاد
مجلس الاتحاد هو حلقة الوصل الطبيعية. فأعضاؤه يطّلعون على الوثائق المحاسبية ويعرفون تاريخ الملف. وإذا شاطركم المعاينة، صارت باقي الخطوات أسهل بكثير.
3. وضع العروض في منافسة
اطلبوا عرضين أو ثلاثة على الأقل. العرض الجاد يفصّل الخدمات المشمولة، وتلك التي تُفوتر إضافيا، ومدة الوكالة، وشروط الفسخ. واحذروا من تعريفة أقل بكثير من غيرها دون تفسير: فالفرق يظهر عادة في خدمات مستثناة.
وتحققوا خاصة من أن ما يلي مشمول: عقد الجمع العام السنوي، المحاسبة، طلبات الأداء، تتبع العقود، وتذكير المتأخرين.
4. إدراج النقطة في جدول الأعمال
هذه هي المرحلة الأكثر إغفالا. فتعيين مُسيِّر جديد يجب أن يرد صراحة في جدول أعمال الجمع العام. وكل قرار يُتخذ في نقطة غير مدرجة يكون قابلا للطعن.
ويلزم قراران منفصلان: عزل المُسيِّر الحالي أو إنهاء وكالته، ثم تعيين المُسيِّر الجديد، مع ذكر الاسم ومدة الوكالة ومبلغ الأتعاب.
5. التصويت
يتم تعيين المُسيِّر بأغلبية ثلاثة أرباع أصوات الملاك الحاضرين أو الممثلين. ولا تنسوا الوكالات: ففي كثير من الملكيات المشتركة يتحدد النصاب ببضع وكالات.
6. تنظيم المرحلة الانتقالية
هنا تتحدد جودة التغيير. فعلى المُسيِّر المغادر أن يسلّم:
- أرشيف الملكية المشتركة (النظام، المحاضر، العقود)؛
- بيان الحسابات والوثائق المثبتة؛
- وضعية المتأخرات، مالكا مالكا؛
- العقود الجارية وآجالها؛
- الأموال المحتفظ بها لحساب الاتحاد.
واحسبوا عموما ما بين أسبوعين وستة أسابيع ليصبح الاستلام فعليا. والمُسيِّر الجديد الجاد ينبهكم فورا وكتابةً إلى كل وثيقة ناقصة: وهذا هو الأثر الذي سيحتاجه الاتحاد إن تعقّد الملف.
7. التحقق خلال الأشهر الثلاثة الأولى
نجاح التغيير يُقاس بسرعة. فبعد ثلاثة أشهر، ينبغي أن يكون لديكم: حساب بنكي مفتوح باسم الاتحاد، وأول طلب أداء مبرَّر، وبيان محيَّن للمتأخرات، ومُحاور يرد.
نقطة كثيرا ما تُهمَل. تحققوا من تاريخ انتهاء الوكالة الجارية قبل الدعوة إلى الجمع العام. فالاستباق بشهرين أو ثلاثة يجنبكم فترة بلا مُسيِّر، لا يكون فيها لأحد صفة لالتزام المصاريف الجارية.