Changer de syndic : les étapes, dans l'ordre

Changer de syndic n’a rien d’exceptionnel, et la procédure est plus simple qu’on ne le croit. Ce qui complique les choses, en général, c’est l’ordre dans lequel on s’y prend. Voici le déroulé que nous recommandons.

1. Poser le constat, factuellement

Avant de parler de changement, mettez par écrit ce qui ne va pas. Non pas des impressions, mais des faits vérifiables :

• la dernière assemblée générale remonte à quand ?
• les comptes du dernier exercice ont-ils été approuvés, et avec quels justificatifs ?
• combien de décisions votées n’ont pas été exécutées ?
• quel est le montant des impayés, et quelles relances ont été faites ?

Ce document sera utile deux fois : pour convaincre les autres copropriétaires, et pour permettre au futur syndic de chiffrer correctement sa reprise.

2. Consulter le conseil syndical

Le conseil syndical est votre relais naturel. Ses membres ont accès aux pièces comptables et connaissent l’historique du dossier. S’il partage le constat, la suite est nettement plus facile.

3. Mettre en concurrence

Demandez au moins deux ou trois devis. Un devis sérieux détaille les prestations incluses, celles facturées en supplément, la durée du mandat et les conditions de résiliation. Méfiez-vous d’un tarif nettement plus bas que les autres sans explication : la différence se retrouve généralement en prestations exclues.

Vérifiez notamment que sont bien inclus : la tenue de l’assemblée générale annuelle, la comptabilité, les appels de fonds, le suivi des contrats et la relance des impayés.

4. Inscrire la question à l’ordre du jour

C’est l’étape que l’on oublie le plus souvent. La désignation d’un nouveau syndic doit figurer explicitement à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Une décision prise sur un point non inscrit est attaquable.

Deux résolutions distinctes sont nécessaires : la révocation ou la fin de mandat du syndic en place, puis la désignation du nouveau syndic, avec le nom, la durée du mandat et le montant des honoraires.

5. Voter

La désignation du syndic se vote à la majorité des trois quarts des voix des copropriétaires présents ou représentés. Pensez aux pouvoirs : dans beaucoup de copropriétés, le quorum se joue sur quelques procurations.

6. Organiser la transition

C’est là que se joue la qualité du changement. Le syndic sortant doit remettre :

• les archives de la copropriété (règlement, procès-verbaux, contrats) ;
• l’état des comptes et les pièces justificatives ;
• la situation des impayés, copropriétaire par copropriétaire ;
• les contrats en cours et leurs échéances ;
• les fonds détenus pour le compte de la copropriété.

Comptez généralement entre deux et six semaines pour que la reprise soit effective. Un nouveau syndic sérieux vous signalera immédiatement toute pièce manquante, par écrit : c’est la trace dont la copropriété aura besoin si le dossier se tend.

7. Vérifier les trois premiers mois

Un changement réussi se mesure vite. Au bout d’un trimestre, vous devriez avoir : un compte bancaire ouvert au nom de la copropriété, un premier appel de fonds justifié, un état des impayés à jour, et un interlocuteur qui répond.

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Un point souvent négligé. Vérifiez la date de fin du mandat en cours avant de convoquer l’assemblée. Anticiper de deux ou trois mois évite une période sans syndic, pendant laquelle plus personne n’a qualité pour engager les dépenses courantes.